KOR offerte en btw: wat je op je offerte zet en hoe je dat in je factuurmodule instelt

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Dat geldt ook voor je offerte: daarop staat geen btw-regel en het totaalbedrag is het bedrag dat je klant straks betaalt. Hieronder lees je wat je op de offerte zet, welke tekstblokken je kunt overnemen en hoe je je factuurmodule zo instelt dat er niet ongemerkt toch btw op verschijnt. De tekst op je factuur zelf behandelen we in een apart artikel over facturen bij de KOR.

Wat er anders is aan een offerte met de KOR (en wat hetzelfde blijft)

Een offerte is een aanbod: je beschrijft wat je levert, voor welke prijs en hoe lang dat aanbod geldig is. De factuur is het fiscale document. De officiële vermeldingen die de Belastingdienst voorschrijft, gelden vooral voor de factuur. Voor de offerte zijn de regels minder streng, maar het is verstandig om haar af te stemmen op de factuur die erop volgt. Staat op je offerte een ander bedrag of een andere btw-vermelding dan straks op je factuur, dan krijg je vragen of discussie.

Wat hetzelfde blijft: je bedrijfsgegevens, een duidelijke omschrijving van het werk, de prijs, de geldigheidsduur en je voorwaarden. Wat verandert: er staat geen btw-percentage en geen btw-bedrag op, en je legt in één zin uit waarom niet.

Twijfel je wat er wettelijk op een offerte of factuur moet staan? Check dat bij de Belastingdienst of vraag het een boekhouder. Wij geven geen fiscaal advies.

Wat je op je offerte vermeldt als je de KOR gebruikt

De KOR is een btw-vrijstelling waarvoor je je aanmeldt bij de Belastingdienst; de voorwaarden en het aanmelden behandelen we in een apart artikel over de KOR-regeling. Voor je offerte zijn drie dingen belangrijk:

1. Geen btw-regel. Geen 21%, geen 9%, geen 0%. Een btw-regel van 0% wekt de indruk dat er een ander tarief of een andere regeling geldt.
2. Een korte vermelding van de vrijstelling. Zo weet je klant meteen waarom er geen btw op staat.
3. Je gewone bedrijfsgegevens, zoals naam, adres, KVK-nummer en contactgegevens.

Enkele tekstvoorbeelden die je kunt overnemen of aanpassen. Het zijn voorbeelden, geen juridisch of fiscaal advies:

Op deze offerte is geen btw berekend. [Bedrijfsnaam] maakt gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR) en is vrijgesteld van btw.

Alle genoemde prijzen zijn zonder btw. Omdat ik de kleineondernemersregeling toepas, breng ik geen btw in rekening. Het totaalbedrag is het bedrag dat u betaalt.

Btw-vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling (KOR).

De eerste en derde zijn kort en passen goed in de voettekst. De tweede werkt beter in een offerte voor particulieren, omdat die expliciet zegt dat het totaal het eindbedrag is.

Je KOR-nummer of btw-identificatienummer op de offerte

Na je aanmelding krijg je een bevestiging van de Belastingdienst over je deelname aan de KOR, met de datum waarop die ingaat. Welk nummer je precies hebt en of je dat op offertes en facturen vermeldt, verschilt per situatie. Neem dus niet zomaar een nummer van een voorbeeldfactuur over. Kijk in je eigen post van de Belastingdienst of op de website van de Belastingdienst wat voor jou geldt. Let op dat je nooit je oude omzetbelastingnummer met je BSN erin gebruikt; dat hoort niet op stukken die je naar klanten stuurt.

Bedragen op je offerte: zonder btw, maar helder voor je klant

Het woord 'exclusief btw' is bij de KOR verwarrend: het suggereert dat er nog iets bij komt. Schrijf daarom liever 'zonder btw' of 'geen btw berekend' en noem het totaal 'totaalbedrag' of 'te betalen'.

Particuliere klant. Een particulier kijkt naar het eindbedrag. Voor hem is de KOR eigenlijk gunstig nieuws: er komt niets bij. Maak dat expliciet, anders gaat hij er misschien van uit dat er nog 21% bovenop komt en vergelijkt hij je offerte verkeerd met die van een concurrent.

Zakelijke klant. Een ondernemer met btw-plicht wil weten of hij btw kan aftrekken. Op jouw factuur staat geen btw, dus er valt bij jou niets af te trekken. Voor hem is jouw prijs dus ook zijn werkelijke kostenpost. Zet de vrijstelling duidelijk op de offerte, zodat zijn administratie niet achteraf moet uitzoeken waarom er geen btw op je factuur staat. Of dat voor hem gunstig of ongunstig uitpakt, is iets voor zijn eigen boekhouder.

Je offerte instellen in je factuurmodule, stap voor stap

De meeste pakketten, zoals Moneybird, e-Boekhouden en Exact Online, laten je offertes maken op basis van dezelfde producten, btw-instellingen en sjablonen als je facturen. We hebben de menu's niet zelf doorlopen; namen en volgorde van de opties verschillen per pakket en per versie. Gebruik de stappen hieronder als algemene route en raadpleeg de helpdesk van je pakket voor de exacte knoppen.

1. Btw-instelling op bedrijfsniveau. Kijk of je pakket een instelling heeft voor de KOR of voor btw-vrijstelling. Sommige pakketten passen dan standaard alle nieuwe regels aan.
2. Btw-tarief per product of dienst. Loop je vaste producten en uurtarieven langs en zet het tarief op 'vrijgesteld' of 'geen btw', afhankelijk van de naam die je pakket gebruikt. Vergeet producten niet die je al jaren hebt.
3. Vaste tekst in je offertesjabloon. Plaats een van de tekstblokken hierboven in de voettekst of het standaardveld voor opmerkingen. Doe dit ook in je factuursjabloon.
4. Proefofferte maken. Maak een offerte met minstens twee regels aan een testklant. Controleer: staat er nergens een btw-regel, is het subtotaal gelijk aan het totaal, en staat je vrijstellingstekst erop?
5. Proef omzetten naar factuur. Zet de proefofferte om in een conceptfactuur en controleer dezelfde punten. Sommige pakketten nemen bij het omzetten de btw-instelling van het product of de klant opnieuw over, en dan kan er alsnog 21% verschijnen. Verwijder de proefstukken daarna.

Wat als je KOR-status verandert tussen offerte en factuur

Dit is vooral een risico bij offertes met een lange geldigheid of projecten die maanden lopen. Stap je tussen offerte en factuur uit de KOR, of kom je er pas later in, dan kan de btw-behandeling op de factuur anders zijn dan op de offerte. Welke behandeling dan geldt, hangt af van je situatie; vraag dat na bij de Belastingdienst of een boekhouder. Meer over de gevolgen lees je in ons artikel over uit de KOR stappen.

Wat je op de offerte zelf kunt doen: houd de geldigheid kort, en zet er bij twijfel een zin op dat de prijs is gebaseerd op je huidige btw-status en dat je de klant informeert als die verandert.

Loopt je KOR-aanmelding nog? Stuur dan geen offerte zonder btw voordat je de bevestiging van de Belastingdienst hebt met de ingangsdatum. Twijfel je, neem dan contact op met de Belastingdienst of je boekhouder.

Veelgemaakte fouten bij een KOR-offerte

• [ ] Het btw-tarief staat bij een of meer producten nog op 21%.
• [ ] Je spreekt een prijs af 'inclusief btw' terwijl je geen btw rekent.
• [ ] Je schrijft 'exclusief btw', waardoor de klant denkt dat er nog iets bij komt.
• [ ] De vrijstelling staat nergens op de offerte.
• [ ] Je hergebruikt een oud sjabloon of een gekopieerde offerte van vóór je KOR-periode.
• [ ] Je controleert de offerte, maar niet de factuur die eruit voortkomt.

Veelgestelde vragen

Moet ik btw op mijn offerte zetten als ik in de KOR zit?

Nee. Met de KOR breng je geen btw in rekening, dus er hoort ook geen btw-bedrag op je offerte. Vermeld wel dat je de KOR gebruikt, zodat je klant weet waarom.

Heb je een btw-nummer als je in de KOR zit en moet dat op je offerte?

Je houdt je registratie bij de Belastingdienst, maar welk nummer je op je stukken zet en of dat verplicht is, verschilt per situatie. Controleer dat in je eigen post van of bij de Belastingdienst.

Kun je zomaar btw verleggen op een offerte of factuur?

Nee. Verleggen is geen keuze, het geldt alleen in situaties die de wet aanwijst. Met de KOR verleg je geen btw, je rekent gewoon geen btw. Vraag bij twijfel een boekhouder.

Welke btw-regelingen zijn er voor kleine ondernemers?

De bekendste is de KOR in Nederland. Daarnaast bestaat er een variant voor ondernemers die de vrijstelling ook in andere EU-landen willen gebruiken. De actuele voorwaarden staan op belastingdienst.nl.

Mag ik al een offerte zonder btw sturen als mijn KOR-aanmelding nog loopt?

Wacht tot je de bevestiging met ingangsdatum hebt. Is je offerte dringend, overleg dan eerst met de Belastingdienst of je boekhouder.

Dit artikel is geen fiscaal of boekhoudkundig advies. Het is gebaseerd op openbare informatie. Noemen we later een pakket met een link, dan kunnen we een commissie ontvangen als je via die link een abonnement afsluit; dat heeft geen invloed op ons oordeel.