Kosten KVK-inschrijving: wat je betaalt, wat niet en welke kosten erna komen

Het bedrag dat je in Google ziet, klopt lang niet altijd. Hieronder lees je waarom dat zo is, waar je het juiste bedrag vindt en welke kosten bij een bv, een stichting en na je inschrijving nog volgen.

Wat kost een KVK-inschrijving? Het korte antwoord

De Kamer van Koophandel rekent bij elke rechtsvorm een eenmalige inschrijfvergoeding. Dat geldt voor een eenmanszaak, een vof, een bv en een stichting. Het actuele bedrag staat op kvk.nl: zoek daar op 'inschrijfvergoeding'. Je ziet het ook in het inschrijfformulier, vlak voordat je betaalt. Zie je op een andere site een ander bedrag, dan gaat de KVK voor.

Dat je in Google verschillende bedragen tegenkomt, heeft drie oorzaken:

• Oudere pagina's. Een artikel van een paar jaar geleden noemt het tarief van toen. Zulke pagina's worden zelden bijgewerkt en staan soms toch hoog in de zoekresultaten.
• Jaarlijkse aanpassing. De KVK past de vergoeding elk jaar aan. Een bedrag dat vorig jaar klopte, is nu mogelijk achterhaald.
• Kosten van een derde partij. Sommige sites tellen er een eigen servicevergoeding bij op. Dat hogere bedrag komt dan niet van de KVK.

Let daarom bij elk bedrag op twee dingen: staat het op een pagina van de KVK zelf, en voor welk jaar geldt het?

Eenmalig of jaarlijks: wat je aan de KVK betaalt

Er is geen jaarlijkse contributie en geen abonnement om in het Handelsregister te blijven staan. Krijg je toch een factuur of betaalverzoek met een naam of logo dat op de KVK lijkt? Controleer dan eerst wie de afzender is. Het kan gaan om een aanbod voor een betaalde vermelding in een privé-bedrijvengids. De KVK waarschuwt zelf voor dit soort misleidende facturen. Betaal pas als je zeker weet waar het geld naartoe gaat.

Wat je wel bij de KVK kunt betalen, zijn losse producten die je zelf bestelt, zoals een gewaarmerkt uittreksel. Dat heb je alleen nodig als iemand erom vraagt, bijvoorbeeld een bank of een opdrachtgever bij een aanbesteding.

Kosten per rechtsvorm: eenmanszaak, vof, bv en stichting

De KVK-vergoeding is bij elke rechtsvorm een vaste, eenmalige post. Het grote verschil zit in de notaris. Bij een bv en een stichting stelt de notaris een oprichtingsakte op en verzorgt hij doorgaans ook de inschrijving bij de KVK. De notaris rekent een eigen honorarium. Hoe hoog dat is, verschilt per notaris en per opdracht, bijvoorbeeld of er statuten op maat nodig zijn. Hoe de KVK-vergoeding in dat geval wordt betaald, verschilt ook: vraag het na bij je notaris.

Puur naar de kosten van de inschrijving gekeken, is een eenmanszaak de goedkoopste start: geen notaris en je regelt alles zelf. Start je met z'n tweeën, dan is een vof de vergelijkbare route; laat dan wel afspraken op papier zetten, zodat je weet wat er gebeurt als een van jullie stopt. Twijfel je tussen een eenmanszaak en een bv? Bespreek dat met een boekhouder of kijk op belastingdienst.nl voordat je een notaris inschakelt. De keuze voor een rechtsvorm heeft gevolgen voor belasting en aansprakelijkheid, en daar geven wij geen advies over. Houd er wel rekening mee dat je later opnieuw met een notaris te maken krijgt als je een eenmanszaak alsnog omzet naar een bv.

Zo schrijf je je in en zo betaal je

De KVK bepaalt de procedure en past die af en toe aan. Volg daarom altijd de stappen in het inschrijfformulier op kvk.nl. Voor een eenmanszaak en een vof ziet het er in grote lijnen zo uit:

1. Online formulier invullen. Je kiest je rechtsvorm en vult je bedrijfsgegevens in.
2. Identiteit laten controleren. Vaak via een afspraak op een KVK-kantoor; in sommige situaties biedt de KVK een digitale controle aan. Bij een vof moeten alle vennoten zich legitimeren.
3. Betalen. Op welk moment en op welke manier je betaalt, geeft de KVK aan in het formulier of bij de afspraak.
4. KVK-nummer ontvangen. Is alles compleet, dan word je ingeschreven en krijg je je KVK-nummer. Of dat meteen gebeurt of later volgt, hangt af van je situatie.

Zorg dat je deze gegevens klaar hebt, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen of een extra afspraak moet maken:

• Je vestigingsadres. Het adres waar je je bedrijf echt uitoefent. Huur je je woning, dan heb je soms toestemming van de verhuurder nodig voor een bedrijf aan huis. Kijk dat vooraf na.
• Je activiteiten. Een concrete omschrijving, zoals 'webdesign en hosting voor mkb' in plaats van 'ICT'. Op basis daarvan krijg je een SBI-code.
• Je startdatum. De KVK heeft regels over hoe lang voor of na de start je je inschrijft. Kijk op kvk.nl wat er nu geldt. Ben je al begonnen zonder inschrijving? Schrijf je dan zo snel mogelijk in en vraag de KVK hoe je met een eerdere startdatum omgaat.
• Je handelsnaam. Zoek in het Handelsregister of een vergelijkbare naam al bestaat. Dat voorkomt problemen achteraf.
• Een geldig identiteitsbewijs voor de controle.

Er zijn partijen die een 'inschrijfservice' aanbieden: zij vullen het formulier voor je in en rekenen daar een eigen vergoeding voor, bovenop die van de KVK. Je hebt zo'n service niet nodig. Je moet je identiteit toch zelf laten controleren, en het formulier vraagt alleen gegevens die je zelf het beste kent. Schrijf je rechtstreeks in via kvk.nl. Kom je via een advertentie op een site die op de KVK lijkt, controleer dan het webadres in je adresbalk.

Andere kosten rond het starten die je niet vergeet

Deze kosten staan los van de inschrijving:

• Notaris. Alleen bij een bv of stichting. Vraag bij twee of drie notarissen een offerte op en vergelijk wat erin zit.
• Zakelijk inschrijfadres. Mag je thuis niet inschrijven of wil je dat niet, dan kun je een adres huren, bijvoorbeeld in een bedrijfsverzamelgebouw. Het moet wel een echte vestiging zijn; een postbus alleen is niet genoeg. Over openbaarheid: de KVK schermt woonadressen af, maar staat je bedrijf op je woonadres ingeschreven, dan is dat vestigingsadres wel zichtbaar. Kijk op kvk.nl hoe dat nu precies werkt.
• Uittreksel. Alleen als iemand erom vraagt.
• Wijzigingen doorgeven. Een verhuizing, nieuwe activiteiten of een andere naam geef je door aan de KVK. Of daar kosten aan zitten, staat per soort wijziging op kvk.nl.
• Bedrijfsverzekeringen. Bijvoorbeeld een aansprakelijkheids- of arbeidsongeschiktheidsverzekering. Dit zijn terugkerende kosten, anders dan de inschrijving.
• Zakelijke rekening. Niet altijd verplicht voor een eenmanszaak, wel handig om privé en zakelijk gescheiden te houden.
• Een boekhoud- of factuurpakket. Meestal een abonnement per maand of per jaar.

Is de inschrijving aftrekbaar? Wat je daarover moet weten

Ondernemerssites beschouwen de KVK-inschrijfvergoeding doorgaans als zakelijke kosten. Of en hoe dat in jouw aangifte doorwerkt, hangt af van je rechtsvorm en van of je voor de inkomstenbelasting als ondernemer wordt gezien. Wij geven geen fiscaal advies: vraag het na bij een boekhouder of kijk op belastingdienst.nl. Bewaar in elk geval het betaalbewijs van de KVK bij je administratie.

Na je inschrijving: btw-nummer en administratie regelen

Met je KVK-nummer kun je aan de slag. Het hoort onder meer op je facturen. De KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, die je daarna per post je btw-identificatienummer en je omzetbelastingnummer stuurt, met informatie over je btw-aangifte. Hoe vaak jij aangifte doet en wat er op je facturen moet staan, hangt af van je situatie, bijvoorbeeld als je de kleineondernemersregeling gebruikt. Kijk daarvoor op belastingdienst.nl of vraag het een boekhouder.

Maak je een account aan in een pakket als Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online? Volgens de informatie van die aanbieders vul je dan doorgaans dezelfde basisgegevens in:

• bedrijfsnaam
• KVK-nummer
• btw-identificatienummer
• adres
• rekeningnummer
• rechtsvorm

Sommige pakketten bieden aan om bedrijfsgegevens op te halen via je KVK-nummer. Of jouw pakket dat doet, staat op de productpagina van de aanbieder. Heb je je btw-nummer nog niet, dan kun je het later aanvullen zodra de brief binnen is.

We kunnen een commissie ontvangen als je via een link op onze site een pakket afsluit; dat verandert niets aan de inhoud van dit artikel.

Veelgestelde vragen

Moet ik een KVK-aanvraag indienen?

Drijf je een onderneming, dan ben je verplicht je in te schrijven. Bij twijfel, zoals een hobby of een kleine bijverdienste, vind je de criteria op kvk.nl. De Belastingdienst kijkt apart of je voor de belasting ondernemer bent. Die twee hoeven niet gelijk te lopen, dus controleer beide.

Is een KVK-inschrijving aftrekbaar?

Dat bepaalt je eigen fiscale situatie, niet de KVK. Leg het betaalbewijs bij je administratie en neem het mee in je gesprek met je boekhouder, of zoek het op bij de Belastingdienst.

Wat zijn de kosten voor het inschrijven van een bv bij de KVK?

De kosten bestaan uit twee delen: de inschrijfvergoeding van de KVK en de rekening van de notaris. Vraag bij de offerte expliciet of de KVK-vergoeding erin zit en of advies over de statuten apart wordt gerekend, zodat je offertes eerlijk vergelijkt.

Betaal ik jaarlijks aan de KVK als ik ben ingeschreven?

Nee. Je betaalt alleen voor losse producten die je zelf bestelt, zoals een uittreksel. Een ongevraagde jaarlijkse factuur komt niet van de KVK: controleer de afzender.

Wat zijn de stappen om een eigen bedrijf te starten?

1. Kies een rechtsvorm, bij twijfel samen met een boekhouder.
2. Controleer je handelsnaam in het Handelsregister.
3. Vul het inschrijfformulier op kvk.nl in, of laat de notaris inschrijven bij een bv of stichting.
4. Laat je identiteit controleren, op afspraak of digitaal als de KVK dat aanbiedt.
5. Ontvang je KVK-nummer en daarna per post je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer.
6. Regel je verzekeringen en eventueel een zakelijke rekening.
7. Kies een boekhoud- of factuurpakket voordat je je eerste factuur stuurt.